Nette Idee von Peer mit der diesjährigen Blogparade zum Thema GTD. Jetzt schreiben natürlich viele Teilnehmer über To-Do-Listen (Find ich gut, hab ich auch), Zeitplanungsregeln (Parkinson, Pareto, KISS, Salamitaktik, 72-h-Regel) und passende Software (bei mir Devonthink). Doch ich möchte hiermit einen neuen Aspekt in die Runde werfen, von dem ich in jüngster Zeit woanders noch nichts gelesen hatte: Monitor-Management.

Wie arbeite ich effektiver mit zwei Monitoren?

Foto: Travis Isaacs auf Flickr, Lizenz: CC BY 2.0.

Zwei Monitore an einem Rechner sind heute keine Seltenheit mehr. In der Vergangenheit waren die Kosten für eine entsprechende Grafikkarte und einen zweiten Monitor so hoch, dass es sich nur im professionellen Einsatz vor allem bei Grafikern lohnte.

Doch dann kamen die immer fähigeren Laptops und die immer größeren, immer flacheren und immer billigeren digitalen TV-Computer-Monitor-Hybriden. Auch immer mehr Grafikkarten in Desktop-Rechnern vertragen heute problemlos zwei Bildschirme. Und um mal konkrete Zahlen zu nennen: Bei Amazongeht es mit den schmucken 22-Zoll-Zweitmonitoren bereits ab 120 Euro los, gebrauchte gibt es bereits für die Hälfte.

Geschwindigkeitsvorteil von 40 % laut Studie

Es scheint logisch, dass sich auch aus Zeitmanagement-Sicht der Einsatz von zwei Monitoren lohnt, da verschiedene Aufgaben so leichter zu erledigen sein sollten. Bei einer kurzen Netz-Recherche habe ich gesehen, dass 2008 eine Studie des Computerherstellers NEC sogar einen Geschwindigkeitsvorteil von 40 % herausgefunden haben will. Zudem soll wohl 2006 in einem Artikel über die Arbeitsweise von Bill Gates ein Plädoyer für Multi-Bildschirm-Systeme enthalten gewesen sein. Sowohl die Gates-Story als auch die NEC-Studie haben damals auch einen leichten Anklang in der deutschen Bloggerszene gefunden. Doch während es zum korrekten technischen Anschluss diverser Bildschirme eine stattliche Anzahl an Suchmaschinen-Treffern gibt, scheinen generelle Bildschirm-Organisation oder Monitor-Management als Thema für die GTD-Anhänger und Zeitplaner noch ein relativ unbestelltes Feld zu sein.

Hinzu kommt: Während die vorhanden Blogeinträge zwar den Einsatz mehrerer Bildschirme befürworten, scheinen sie jedes Programm im Vollbildmodus zu nutzen. Ihr werdet gleich konkret sehen, inwiefern sich dies von meinem eigenen Ansatz unterscheidet. Zuerst aber möchte ich die Vermutung äußern, dass der Anschluss eines zweiten Bildschirms gar nicht automatisch produktiver macht. Vielmehr muss man, um tatsächlich schneller und effektiver arbeiten zu können, eine gewisse Ordnung besitzen, um auf der viel größeren Gesamt-Monitorfläche ohne Verzögerung die gesuchten Inhalte zu finden.

Jedes Programm braucht seinen festen Platz

Es ist ja logisch, dass man keine Zeit spart, wenn man beim Programmwechsel jedes Mal das richtige Icon sucht. Ich arbeite selbst seit Jahren mit Macbook und externem 22-Zoll-Monitor und habe ein eigenes System entwickelt, das ich hier mit euch teilen möchte. Es bezieht sich wie an den Screenshots zu sehen ist auf ein Setup mit einem großen Monitor links und einem kleineren rechts. Die Prinzipien lassen sich aber beliebig an andere Variationen anpassen.

Mein Geheimnis ist, dass ich bestimmte Programme immer an einem bestimmten Platz öffne und mich selbst anhalte, diese Ordnung möglichst selten zu durchbrechen. Wer jedes Mal seine Schere in den Schreibtischschubladen suchen muss, weil er keinen festen Platz für sie hat, macht etwas falsch. Für mich ist es die gleiche Situation wenn jemand beim Surfen paralel über Skype chattet und alle zwei Minuten dazu das kleinere Skype-Fenster wiederfinden muss, weil es sich immer wieder hinter dem Browser-Fenster versteckt.

1. Beispielsetup:

  großer Monitor links:
    blau – Chatprogramm (Skype, Adium)   
    rot – Browser (Firefox oder Chrome)

    kleiner Monitor rechts:
    grün – Zwei Fenster vom Finder

2. Beispielsetup:

großer Monitor links:
    türkis – Txt-Dateien (TextEdit)
    gelb – Textverarbeitung (Open Office)

    kleiner Monitor rechts:
    violet – Mailprogramm (Apple Mail)

In der Regel habe ich die Programme mit dem größten Flächenbedarf in der Mitte meiner Konstruktion angeordnet (rote bzw. gelbe Fläche). Den Browser und Excel- oder Word-Dateien habe ich fast immer geöffnet. Ich nutze die Apple-Funktion “Exposé” (Taste F3), um zwischen den geöffneten Programmen zu wechseln. Links neben dem Browser finden sich die Programme, die als langer Streifen am besten zur Geltung kommen (blaue. bzw. türkise Fläche) wie die Chat-Programme Skype und Adium oder eine TXT-Datei für schnelle Notizen.

Beim Kopieren am besten für eine Richtung entscheiden

Auf dem rechten Bildschirm habe ich entweder bildschirmfüllend das Mailprogramm geöffnet oder zwei gleich große Finder-Fenster. Vielleicht habe ich diese Methode unbewusst von Norton Commander übernommen. Auf jeden Fall habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, Dateien immer von innen nach außen, also in diesem Fall vom linken Finder-Fenster in das rechte Finder-Fenster zu kopieren. Die Richtung ist gar nicht so wichtig, aber es ist generell wichtig, dass ihr euch für eine Richtung entscheidet um im Arbeitsalltag ohne Suchen und Verwirrung arbeiten zu können.

Bei zwei großflächigen Programmen den kleineren Monitor einbeziehen

Wenn ich eine Worddatei habe, in die ich etwas aus dem Browser hinein kopiere, wenn ich Daten einer Excel-Tabelle in eine Internetseite im Browser übertrage oder wenn ich mit zwei Word-Dateien gleichzeitig arbeite, ist eines der Programme auf dem großen Monior geöffnet (rote bzw. gelbe Fläche) und das zweite im Vollbild auf den kleinen Monitor (violette Fläche).

Fazit

Ich habe keine Studie darüber angefertigt, ob ich durch mein System schneller bin. Ich gehe allerdings fest davon aus. Wenn ich unterwegs nur mit dem Laptop-Bildschirm arbeite, bin ich gezwungen alle paar Augenblicke die “Exposé”-Funktion zu nutzen. Alleine durch die Orientierung beim Programmwechsel verliere ich so regelmäßig einen Teil meiner Arbeitszeit, die sich bei mehrstündiger Arbeit wohl auf einen größeren Zeitbetrag summiert. Natürlich gehört zu einem effektiven Arbeiten am Computer auch eine logische Organisation der Dateien und Ordner. Doch belassen wir es für heute erstmal mit der Anordnung der Programme. Ich hoffe, meine bunten Grafiken können mein Software-Setup verdeutlichen und meine Erläuterungen sind einigermaßen verständlich. Für Tipps und Anmerkungen zum Thema bin ich immer offen.